Tanto la formación individual como la formación grupal da beneficios a las y los colaboradores en el desarrollo de las habilidades y en la mejora de la productividad. Decidir si proporcionar formación individual o grupal puede ser difícil, y cada enfoque tiene sus propias ventajas y desventajas. En este artículo, exploraremos las diferencias entre las necesidades de formación individual y grupal y cuándo elegir cada enfoque.
Necesidades de Capacitación individual
La formación individual se centra en las necesidades específicas de un colaborador o colaboradora y se adapta a su estilo de aprendizaje, función o puesto, habilidades y capacidades. La formación individual puede ser impartida a través de coaching, mentoría, en la posición de trabajo, presencial o aprendizaje en línea.
Habitualmente se atienden necesidades particulares a personas que ocupan funciones críticas o clave del negocio como Directivos, alta Gerencia, por normatividad específica, por una especialización técnica, debido a estrategias de innovación, etc.
La audiencia meta para este tipo de inversión individual suele ser menor respecto al total de colaboradores, por lo que lograr metas de cobertura en su capacitación y desarrollo suele ser los destinatarios «ideales» para atender sus necesidades.
Algunas ventajas de la formación individual incluyen:
- Enfoque personalizado: La formación individual permite a los empleados aprender a su propio ritmo y según su estilo de aprendizaje único. Este enfoque ayuda a los empleados a retener mejor la información y aplicarla en su trabajo.
- Enfoque dirigido: La formación individual se personaliza para abordar una brecha específica de habilidades o competencias, lo que permite a los empleados adquirir los conocimientos y habilidades que necesitan para mejorar su rendimiento.
- Flexibilidad: La formación individual se puede programar en un momento conveniente para el empleado y no interrumpir su trabajo diario.
- Autodesarrollo: Si se complementa con una agenda y una cultura interna de autodesarrollo en los colaboradores, las necesidades
Por el contrario, las tres principales desventajas de atender necesidades particulares:
- Costo: La formación individual puede ser más costosa que la formación grupal, ya que implica la dedicación exclusiva de un entrenador o mentor a una sola persona. Si se requiere una formación especializada o prolongada, los costos pueden aumentar significativamente. Simplemente el presupuesto puede ser elevado e insuficiente.
- Falta de colaboración: La formación individual no proporciona las mismas oportunidades de colaboración y aprendizaje colaborativo que la formación grupal. Los colaboradores pueden perderse la retroalimentación y los conocimientos valiosos que se obtienen de la discusión y la interacción con otros.
- Pasividad: La formación individual puede ser solitaria, aislada y con poca interacción o acción del participante. Habitualmente se requiere que el programa de Capacitación, Coach o mentor consideren estrategias instruccionales, de acompañamiento y didácticas para que el participante tome un rol activo tanto en el desarrollo del programa como en la aplicación de éstos en su contexto de trabajo diario.
¿Qué riesgos existen al no atender las necesidades individuales?
- Baja productividad: Si los colaboradores no reciben la capacitación adecuada para desarrollar habilidades y conocimientos específicos necesarios para su trabajo, es probable que su productividad disminuya. Esto puede llevar a un menor rendimiento individual y colectivo, y a su vez afectar la eficacia general del equipo, área de trabajo o la organización misma.
- Insatisfacción de los empleados: Si los colaboradores no sienten que sus necesidades de capacitación están siendo atendidas, pueden sentirse desmotivados y desvalorizados. Esto puede generar insatisfacción laboral, disminución del compromiso y aumento de la rotación de personal.
- Riesgos de seguridad: En algunos trabajos, la falta de capacitación puede generar riesgos de seguridad para los trabajadores. Por ejemplo, si un colaborador no ha sido capacitado adecuadamente en el uso de maquinaria especializada, puede aumentar el riesgo de accidentes y lesiones. Esto puede resultar en costos adicionales para la organización, así como daños a la reputación e imagen.
Si tienes necesidades particulares que no es posible atender en tu organización debido al alcance actual de los programas institucionales, de los recursos o bien deseas incorporar a las agendas de autodesarrollo de los colaboradores una oferta de calidad y alineada a las habilidades que mayor demanda existe en Latinoamérica, Academia Henko tenemos una opción única con baja inversión que te ayudará a generar valor a más personas en tu organización.
Necesidades de Capacitación grupal
La formación grupal se centra en capacitar a varios colaboradores simultáneamente, con un objetivo, puesto, función o nivel en la organización en común. La formación grupal puede ser impartida a través de talleres, seminarios, conferencias o actividades de construcción de equipos, tanto en modalidad presencial, a distancia o híbrida.
Estas necesidades suelen ser las que los profesionales de Capacitación y Desarrollo incorporan a los planes de entrenamiento anuales junto con las necesidades de negocio y algunas de normatividad (seguridad, calidad, etc.).
Se obtienen en mayor medida a través de diferentes herramientas como encuestas, diagnósticos paralelos como el de Clima laboral, cambios en roles funcionales, etc. y son el resultado de la media, mediana o simplemente como resultado dela decisión de llegar a más personas con el recurso disponible.
Algunas ventajas de la formación grupal incluyen:
- Colaboración: La formación grupal proporciona oportunidades para que los participantes colaboren, compartan ideas y aprendan unos de otros. Este enfoque mejora la dinámica del equipo y promueve una cultura de aprendizaje continuo.
- Rentable: La formación grupal es más rentable que la formación individual, ya que permite a las organizaciones capacitar a varios empleados al mismo tiempo. La formación grupal también se puede impartir a través de plataformas en línea, lo que reduce los costos de viaje y ahorra tiempo.
- Consistencia: La formación grupal asegura que todos los empleados reciban la misma información y formación, lo que promueve la consistencia en el rendimiento en toda la organización.
Entre las desventajas principales de atender necesidades grupales de capacitación tenemos:
- Dificultad para adaptarse a diferentes niveles de habilidad: Cuando se capacita a un grupo de empleados con diferentes niveles de habilidad, puede ser difícil para el capacitador satisfacer las necesidades de aprendizaje de todos. Esto puede generar frustración y exclusión, mientras que otras personas pueden sentir que la formación es demasiado básica y aburrida.
- Falta de enfoque en las necesidades individuales: La capacitación grupal puede enfocarse en habilidades generales, y no en habilidades específicas y únicas que puedan necesitar las y los colaboradores. Esto puede limitar el valor de la formación recibida y, en última instancia, limitar su capacidad para contribuir al éxito de la organización.
- Posibilidad de distracciones: En un entorno de capacitación grupal, los empleados pueden distraerse fácilmente por sus compañeros de equipo o por otros factores del entorno, lo que puede afectar su capacidad para concentrarse y aprender.
- Tiempo y costos adicionales: La capacitación grupal presencial puede requerir que los colaboradores viajen a un lugar específico, lo que puede ser costoso y llevar tiempo adicional. En sesiones virtuales si bien baja el costo por traslados, la ausencia de una cultura de conexión remota puede generar bajo aprovechamiento de los contenidos adicional a lo impersonal que puede ser si se tiene un Coach o Facilitador con poca experiencia o formación para esta modalidad.
- Dificultad para proporcionar retroalimentación personalizada: En un entorno de capacitación grupal, puede ser difícil para el Facilitador o Coach proporcionar retroalimentación personalizada a cada participante. Esto puede limitar la capacidad de las y los colaboradores para mejorar sus habilidades y aplicar os contenidos en su trabajo diario.
Cuando elegir la formación individual o grupal
La decisión de elegir la formación individual o grupal depende de varios factores, incluyendo la cantidad de audiencia meta, los objetivos de aprendizaje, las habilidades de las y los colaboradores y los recursos de la organización. Al decidir qué enfoque tomar, es muy importante considerar:
- Complejidad de la habilidad: Si la habilidad es compleja o requiere un alto nivel de competencia, la formación individual puede ser la mejor opción. Este enfoque permite a las y los participantes centrarse en la habilidad específica, recibir comentarios y practicar hasta que la dominen.
- Cantidad de personas a impactar: Si varios colaboradores necesitan adquirir la misma habilidad, la formación grupal puede ser el enfoque más eficiente y económico. Salvo en posiciones clave o críticas para el negocio donde seguramente podrá emplearse un enfoque mixto, es decir, atender las necesidades particulares de la persona ocupante de la función clave pero también, generar una oferta formativa que responda a las necesidades que comparte con ocupantes del mismo nivel jerárquico o funcional.
- Tiempo disponible: Si el tiempo es limitado y los colaboradores necesitan aprender habilidades rápidamente, la formación grupal puede ser la mejor opción. Este enfoque permite capacitar a varias y varios destinatarios al mismo tiempo, lo que ahorra tiempo y recursos.
- Blindaje de talento: Cuando tenemos personas clave en posiciones criticas para el negocio u organización, una de las estrategias que se suele emplear para blindar a la persona ocupante es brindar una inversión a mediano y largo plazo siendo su desarrollo una de las áreas donde puede destinarse esa inversión. Atender necesidades de capacitación individuales sin duda es la elección adhoc a esta situación.
- Alto potencial: Identificar y atender las necesidades de personas con alto potencial en la organización suele ser una de las prioridades en materia de capacitación y desarrollo. Los porcentajes en la mezcla pueden variar dependiendo de cada institución o estrategia, pero en general, un enfoque grupal diferenciado con atención a necesidades particulares suele ser la elección más efectiva a corto y mediano plazo.
- Estrategia de Talento/Negocio: Atender algunos retos que afrontamos tanto de negocio como específicamente en la atracción, retención y desarrollo del talento, implican la atención a necesidades de capacitación particulares y grupales tanto intra como extramuros. A partir de los objetivos específicos es posible generar un «traje a la medida» pero que en todo caso, un enfoque mixto es necesario para generar programas de capacitación efectivos.
- Cultura y Cambio: Afrontar las estrategias de Comunicación, Cultura y procesos de cambio interno implican generar acciones de capacitación que deben dirigirse a todas las personas internas. La atención de estas necesidades generales suelen emplear programas grupales con ciertas distinciones hacia los diferentes segmentos de audiencia, adaptando estos contenidos al perfil de aprendizaje y otros elementos que suponen este tipo de programas.
En conclusión, la formación individual y grupal son enfoques valiosos para el desarrollo de habilidades de las personas y mejorar la productividad de la organización. Al tomar una decisión sobre qué enfoque tomar, es importante considerar los objetivos de gestión de talento, los objetivos de aprendizaje, las habilidades de los colaboradores y los recursos disponibles. En Henko como una empresa de Consultoría en Capacitación y Desarrollo, podemos apoyarte a afrontar el reto que todo profesional de la Capacitación de Personal tiene al elaborar planes de Capacitación efectivos, que generen valor a los objetivos de negocio, que se adapten a las necesidades de la organización y maximice el desempeño y potencial de sus colaboradores.
Referencias:
American Psychological Association. (2020). Publication manual of the American Psychological Association (7th ed.).
Noe, R. A. (2017). Employee training and development (7th ed.). McGraw-Hill Education.
Rouiller, J. Z., & Goldstein, I. L. (1993). The relationship between organizational transfer climate and positive transfer of training. Personnel Psychology, 46(4), 823-838.
