Hace algunas semanas en una conferencia virtual denominada “Ultraproductividad: cómo hacer más con menos” e impartida por uno de nuestros directivos, surgieron una serie de preguntas de varios líderes de una importante organización trasnacional (destinatarios de la charla) sobre el cómo lograr un mejor desempeño personal en términos de productividad diaria, ya sea para resolver algún problema o bien simplemente para mejorar el día a día, ya que suele predominar la autopercepción de que alcanza menos el tiempo para temas de trabajo, y que, de forma irónica, hace añorar los micro-tiempos de esparcimiento en la oficina como ir por un café, caminar en los pasillos mientras se acude a la sala de reuniones.
En específico las preguntas se orientaron hacia: ¿Cómo hacer más con menos tiempo?, ¿cómo lograr hacer más actividades en el mismo o menor tiempo?, ¿cómo atender múltiples demandas de servicio por parte de clientes internos que suceden al mismo tiempo, y que ante los ojos de cada uno de ellos, todo urge y es importante?, ¿cómo equilibrar los momentos de trabajo con los de desconexión, necesarios no solo por temas de salud sino para atender el “otro turno que representa el hogar” u otras actividades?, ¿cómo puedo decir no a mi jefe y cliente? , etc.
Si bien algunas de las respuestas requieren de una exposición un poco más compleja y detallada, muchas de ellas pueden abordarse desde potencializar las habilidades de autogestión y productividad, lo que motivó a realizar un Q&A para los asistentes y también a realizar algunas recomendaciones para autodesarrollo, mismas que a continuación te compartimos.
Independientemente si tenemos que realizar nuestras actividades laborales de forma remota o presencial, la autogestión es una de las habilidades esenciales que se valoran más de cualquier colaborador y líder, ya que esta habilidad supone entre otros elementos el eliminar algunas predisposiciones o prejuicios como: ser productivo es hacer más cosas en menos tiempo, o debo siempre atender y decir que si a demandas de mis clientes (24/7), todo en mi día a día es urgente e importante, entre muchas otras.
Mejorar nuestra productividad y autogestión implica:
- Centrar la atención en un ambiente de distracciones
- Hacer tiempo para lograr enforcarnos a lo que importa
- Discernir entre urgente e importante
- Mejorar hábitos de trabajo productivo, nuestra capacidad de aprender, organizarnos y concentrarnos
Aquí nuestra recomendación para que de forma inicial, puedas explorar, reflexionar y mejorar:
Hyperfocus
Concentrarte y dominar tu atención es fundamental para cumplir tus tareas a lo largo del día. Mantener la atención enfocada mejora tanto tu productividad y la memoria, además de ayudarte a construir relaciones más sanas y generarte bienestar. Por otra parte, desenfocar tu atención es la mejor forma de estimular la creatividad, realizar una introspección y encontrar soluciones novedosas. En este útil libro-manual, el autor del éxito de ventas The Productivity Project, Chris Bailey, te enseñará a enfocar y desenfocar la atención voluntariamente, a fin de realizar con éxito tus actividades diarias, aprovechando al máximo tu potencial
Make Time
Nos propone un marco de referencia que te facilita escoger en qué te quieres enfocar, construir la energía que necesitas para lograrlo, y romper el ciclo predeterminado de tareas, con el objetivo de que seas más intencional sobre cómo vives tu vida laboral y personal diaria.
Seguramente has tenido días que determinado en una actividad, por ejemplo revisar el correo electrónico, de repente “despiertas” de un momento atemporal y caes en la cuenta de que son las 5 de la tarde y prácticamente cerrando el día, aunque con el cuestionamiento de ¿qué hice?, ¿hice todo lo que tenía que hacer?
Quizá es porque pasaste ese día o al menos parte de él en modo automático; si a esto le sumamos otros días y semanas, entonces hablamos tambien de afectaciones a tu salud física, emocional y claro a tu desempeño
Make Time ayuda a resolver esto. ¿Cómo? Enfocando mejor tu atención y tiempo.
Make Time es un libro práctico, corto y sencillo de leer que te hará reflexionar cómo estás usando tu tiempo y atención. Con esto evitarás estar únicamente reaccionando a las agendas de otros y tendrás una vida mucho más intencional y productiva.
El pequeño libro de las grandes decisiones
Existen varias herramientas que nos pueden ayudar a tomar decisiones ante situaciones complejas de negocio como de nuestro día a día laboral. En este libro podrás encontrar 50 diferentes modelos y herramientas para facilitar tu toma de decisiones y en el caso particular para definir urgente o importante te sugiero revises la Matriz o Caja de Einsenhower; una herramienta muy útil y fácil de implementar para esa carga de trabajo en la agenda que depende de nosotros gestionar.
¿Qué hacer para eliminar los distractores que afectan nuestra productividad?
Lo primero es darnos cuenta que tenemos hábitos y elementos distractores a nuestro alrededor e identificarlos. ¿Cuántas veces observas por la ventana? o ¿Cuántas veces te levantas de la silla en medio de un informe? ¿Qué hay a tu alrededor que puede distraerte en este momento?
Si identificamos los elementos distractores como el celular, redes sociales, ventanas, televisores, videojuegos u otros, lo mejor es controlarlos antes de iniciar un momento de alta concentración o productividad; poner el celular en modo silencio sin vibración y alejado, tener una persiana cerrada en la ventana, si surge una idea o recordaste algo, anotarlo en una nota adhesiva o digital y seguir con la actividad.
Es muy importante hacernos de hábitos de concentración, prueba con pequeños bloques temporales, ejemplo 30 minutos sin consultar el celular o lo que dura una reunión de trabajo completamente atento(a) tomando notas. O con pequeñas acciones, libera tu espacio de trabajo, evita el desorden en tu mesa (escritorio, lugar, mesa), evita tener en frente juguetes de recuerdo o fotos que cuando los ves te hacen divagar. Puedes ver más ejemplos de cómo controlar los distractores en los libros recomendados arriba: Hyperfocus, Make Time y en otro que te recomiendo, El Poder de los Hábitos
Nadie más que tu misma(o) conoces cómo te autogestionas en el día a día laboral y cómo eres de productiva(o) o no, por ello te invito a que realices un pequeño plan o agenda de autodesarrollo, pon metas muy concretas en las que cursos virtuales, libros, apoyo de tu jefe inmediato o algún colega serán algunas de los medios para lograrlo. En otros post hablaremos de este tema y de otros, ¡ánimo es por tu desarrollo!
Equipo de Redacción Henko
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